OMP ( Mr.yafiz )
Bagaimana Memimpin Rapat
Secara Efektif
Bila Anda sering menghadiri atau memimpin rapat dan waktu sangat berharga bagi Anda, kami sarankan Anda untuk menggunakan metode yang kami sarankan di situs ini.
Dalam karya Charles Swindol, berjudul 'Come Before Winter and Sharing my Hope,' ia menulis bahwa salah satu pemboros waktu adalah rapat. Anda tentu pernah atau sering mengikuti atau memimpin rapat. Apakah rapat itu di komunitas Anda, assosiasi professi yang Anda ikuti atau perusahaan, Anda bisa mengetahui seberapa efektif rapat yang Anda ikuti selama ini. Inti persoalan tentang rapat hampir sama; banyak waktu terbuang.
Dalam karya Charles Swindol, berjudul 'Come Before Winter and Sharing my Hope,' ia menulis bahwa salah satu pemboros waktu adalah rapat. Anda tentu pernah atau sering mengikuti atau memimpin rapat. Apakah rapat itu di komunitas Anda, assosiasi professi yang Anda ikuti atau perusahaan, Anda bisa mengetahui seberapa efektif rapat yang Anda ikuti selama ini. Inti persoalan tentang rapat hampir sama; banyak waktu terbuang.
"Salah satu pemboros waktu adalah rapat."
Sering sekali, peserta rapat bicara bertele-tele. Rapat kadang bahkan sering dilakukan tanpa persiapan. Saya pernah mengalami situasi seperti ini. Pernah bahkan sering CEO tiba-tiba memanggil para manager termasuk saya untuk rapat. Kebanyakan para manager termasuk Vice President tidak tahu apa yang akan dibicarakan. Peserta rapat datang tanpa tahu apa yang harus dipersiapkan.
Dan bisa ditebak hasilnya. Sering kali, rapat yang diadakan tidak begitu penting. Tidak ada hal yang baru. Bahkan bila dianalisa lebih cermat, untuk rapat demikian tidak perlu mengundang para manager da Vice President. Sebenarnya cukup dua orang yang perlu hadir. Tidak harus semua manager dan Vice President hadir, yang jumlahnya waktu itu 10 orang.
Dan bisa ditebak hasilnya. Sering kali, rapat yang diadakan tidak begitu penting. Tidak ada hal yang baru. Bahkan bila dianalisa lebih cermat, untuk rapat demikian tidak perlu mengundang para manager da Vice President. Sebenarnya cukup dua orang yang perlu hadir. Tidak harus semua manager dan Vice President hadir, yang jumlahnya waktu itu 10 orang.
"Rapat itu perlu. Tapi, bagaimana agar rapat itu efektif dan punya 'added value' bagi perusahaan?"
Rapat bukannya tidak perlu. Dalam banyak hal rapat penting dan perlu diadakan untuk memonitor operasi perusahaan, menginformasikan hal-hal yang perlu dikomunikasikan kepada para manager. Rapat juga penting untuk pengambilan keputusan mengenai kebijakan atau sasaran perusahaan. Rapat juga perlu untuk membicarakan isu-isu yang berkembang di tengah-tengah perusahaan. Dalam banyak hal, rapat masih banyak artinya.
Yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana memimpin rapat secara efektif? Bagaimana agar waktu yang digunakan setiap peserta rapat bernilai atau ada 'added value' dari sebuah rapat. Perlu dingat bahwa setiap jam peserta rapat adalah pengeluaran perusahaan. Misalkan seorang manager bergaji Rp25 juta per bulan, maka manager tersebut dibayar oleh perusahaan kira-kira Rp104.000 per jam. Jadi, bila seorang manager menghadiri rapat selama dua jam misalnya, manager tersebut menghabiskan pengeluaran sebanyak Rp208.000. Bila rapat berdurasi 2 jam dihadiri para 8 manager dengan gaji Rp25 juta per bulan, maka perusahaan mengeluarkan biaya kira-kira Rp1.7 juta utuk rapat tersebut. Bila rapat tersebut tidak membuahkan hasil yang berarti bagi perusahaan, maka perusahaan rugi Rp1.7 juta.
Anda mungkin bertanya. Kalau demikian, bagaimana agar rapat dilakukan secara efektif? Salah satu metode yang dipilih adalah dengan membuat peraturan seperti berikut:
Yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana memimpin rapat secara efektif? Bagaimana agar waktu yang digunakan setiap peserta rapat bernilai atau ada 'added value' dari sebuah rapat. Perlu dingat bahwa setiap jam peserta rapat adalah pengeluaran perusahaan. Misalkan seorang manager bergaji Rp25 juta per bulan, maka manager tersebut dibayar oleh perusahaan kira-kira Rp104.000 per jam. Jadi, bila seorang manager menghadiri rapat selama dua jam misalnya, manager tersebut menghabiskan pengeluaran sebanyak Rp208.000. Bila rapat berdurasi 2 jam dihadiri para 8 manager dengan gaji Rp25 juta per bulan, maka perusahaan mengeluarkan biaya kira-kira Rp1.7 juta utuk rapat tersebut. Bila rapat tersebut tidak membuahkan hasil yang berarti bagi perusahaan, maka perusahaan rugi Rp1.7 juta.
Anda mungkin bertanya. Kalau demikian, bagaimana agar rapat dilakukan secara efektif? Salah satu metode yang dipilih adalah dengan membuat peraturan seperti berikut:
- Matikan Nada Dering Handphone
- Berikan Kontribusi
- Hadiri Keseluruhan Rapat
- Sikapi Perbedaan dengan Positif
- Jangan Melakukan 'Meeting within meeting'
- Lakukan Interupsi pada Saat yang Tepat
- Ambil Keputusan
- Tanggapi Hal-Hal yang Perlu Ditindak Lanjuti
Namun demikian, yang sulit dikontrol adalah pembicaraan bertele-tele, argumentasi yang tidak perlu atau topik beralih dari topik yang satu ke topik yang lain tanpa ada kesimpulan yang jelas. Bagaimana agar setiap peserta rapat tidak memberikan argumentasi yang tidak perlu? Atau bagaimana agar mayoritas peserta rapat tidak diam saja? Apakah ada metode yang membuat rapat menarik dan tetap berjalan efektif?
Komentar
Posting Komentar